Supplier Management

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Ziel: ITIL Supplier Management stellt sicher, dass alle Verträge mit Lieferanten die geschäftsseitigen Notwendigkeiten unterstützen. Das Supplier Management sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

Deutsche Bezeichnung: Supplier Management

Teil von: Service Design

Prozess-Verantwortlicher: Supplier Manager

 

Prozess-Beschreibung

ITIL Supplier Management

ITIL V3 ordnet Supplier Management im Service-Design-Prozess ein, um eine bessere Integration in den Service-Lifecycle zu erreichen - zuvor noch wurde Supplier Management in der Publikation "ICT Infrastructure Management" behandelt.

Auf Grund der Einführung von Design-Koordinierung in ITIL 2011 haben sich die Datenflüsse leicht geändert. Das Übersichts-Diagramm zu Supplier Management (.JPG) illustriert die wichtigsten Schnittstellen des ITIL-Prozesses (siehe Abbildung 1).

Zur Verwaltung alle Supplier und Verträge dient das Supplier and Contract Management Information System (SCMIS); dieses wurde in ITIL V3 noch als Supplier & Contract Database (SCD) bezeichnet.

 

Teil-Prozesse

ITIL Supplier Management umfasst die folgenden Teil-Prozesse:

 

Bereitstellen des Supplier-Management-Frameworks

• Prozessziel: Bereitstellen von Richtlinien und Standards zur Beschaffung von Services und Produkten. Dies umfasst die Bereitstellung der Supplier-Strategie und die Vorbereitung allgemeiner Rahmenverträge (z.B. Einkaufsbedingungen).

Evaluierung neuer Supplier und Verträge

• Prozessziel: Evaluieren potenzieller Supplier unter Beachtung der Supplier-Strategie sowie Auswählen des am besten geeigneten Lieferanten.

Neue Supplier und Verträge einrichten

• Prozessziel: Verhandeln und Unterzeichnen eines verbindlichen Vertrages mit einem Supplier. Dieser Prozess findet zumeist dann Anwendung, wenn in größerem Umfang externe Leistungen oder Produkte eingekauft werden sollen.

Bearbeiten von Standard-Beschaffungsanträgen

• Prozessziel: Bearbeitung und Prüfung interner Beschaffungsanträge für Güter und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs; häufig sind dies Güter und Leistungen, die geringwertig sind oder im Rahmen bestehender Vereinbarungen regelmäßig beschafft werden.

Supplier- und Vertragsreview

• Prozessziel: Ziel des Supplier- und Vertragsreviews ist das Überprüfen, ob die vertraglich vereinbarten Leistungen auch tatsächlich erbracht werden; falls erforderlich: Definieren von Verbesserungs-Maßnahmen.

Vertragsverlängerung oder -beendigung

• Prozessziel: Durchführen regelmäßiger Vertrags-Verlängerungen bei gleichzeitiger Beurteilung, ob diese Verträge noch immer relevant sind; Beendigung solcher Verträge, die nicht mehr benötigt werden.

 

Definitionen

Die folgenden ITIL-Begriffe und Acronyme (Informations-Objekte) werden in ITIL Supplier Management zur Darstellung der Prozess-Outputs und -Inputs verwendet:

 

Allgemeine Bedingungen (Einkaufsbedingungen)

• Ein Satz von Bedingungen und Vertragsklauseln, der standardmäßig Verwendung findet, wenn Services oder Produkte eingekauft werden.

Beschaffungsantrag

• Ein Antrag zur Beschaffung von Dienstleistungen oder Produkten von einem externen Lieferanten, ausgestellt beispielsweise vom Release Management während der Release-Build-Phase. Ein Beschaffungsantrag wird generell nur dann ausgeführt, wenn der Antragsteller ein genehmigtes Budget für die Beschaffung vorweisen kann.

Bestellung

• Eine Bestellung an einen Lieferanten zur Beschaffung von Dienstleistungen oder Produkten. Wenn die Bestellung einen externen Infrastruktur-Service beinhaltet, ist diese in der Regel mit einem zugehörigen Underpinning Contract versehen.

Protokoll zum Supplier- und Vertragsreview

• Im Protokoll zum Supplier- und Vertragsreview werden erreichte und vereinbarte Performance einander gegenübergestellt. Das Dokument enthält außerdem die beim Supplier festgestellten Schwachstellen und Probleme sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Situation.

Supplier-Bewertung

• Das Ergebnis der Evaluierung von Suppliern und Verträgen. In diesem Dokument wird detailliert beschrieben, nach welchen Kriterien Supplier bewertet und ausgewählt wurden.

Supplier Service Level Report

• Der Service-Level-Bericht von Supplier-Seite informiert darüber, ob ein Supplier, von dem die IT-Service-Organisation externe Services bezieht, in der Lage ist, die vereinbarte Servicequalität zu liefern. Hierzu werden in dem Bericht die vereinbarten und die tatsächlich erreichten Service Levels miteinander verglichen.

Supplier-Strategie

• Die Supplier-Strategie legt Leitlinien für die Beschaffung von Services und Waren fest.

Supplier and Contract Management Information System (SCMIS)

• Das Supplier and Contract Management Information System (SCMIS) ist eine Datenbank oder ein strukturiertes Dokument, in dem Supplier und Verträge während der gesamten Dauer ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Das SCMIS enthält die wesentlichen Attribute aller Verträge, die mit Suppliern geschlossen werden. Es sollte Teil des Knowledge Management Systems sein.
• Anmerkung: In ITIL V3 (2007) wurde das Supplier and Contract Management Information System noch als Supplier- und Vertrags-Datenbank bzw. Supplier & Contract DB (SCD) bezeichnet.

Underpinning Contract (Vertrag mit Drittparteien, UC)

• Ein Underpinning Contract (Vertrag mit Drittparteien, UC) ist ein Vertrag zwischen einem Service Provider und einem externen Dienstleister über die Erbringung eines unterstützenden Service, mit dessen Hilfe der Service Provider einen Kundenservice anbieten kann. Underpinning Contracts müssen deshalb mit den auf die Kunden ausgerichteten Service Level Agreements in Übereinstimmung stehen (siehe auch: ITIL-Checkliste Underpinning Contract - UC)

 

KPIs | Checklisten

• Key Performance Indicators (KPIs) Supplier Management
• Underpinning Contract (UC)

 

Rollen | Verantwortlichkeiten

Supplier Manager - Prozess-Verantwortlicher

• Der Supplier Manager trägt die Verantwortung dafür, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis seitens der Supplier stimmig ist. Er stellt sicher, dass alle Verträge mit Suppliern die geschäftsseitigen Notwendigkeiten unterstützen, und er sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

 

Verantwortlichkeits-Matrix: ITIL Supplier Management
ITIL-Rolle | Teil-Prozess	Supplier Manager	Anwendungssystem-Analytiker[3]	Technischer Analytiker[3]
Bereitstellen des Supplier-Management-Frameworks	A[1]R[2]	-	-
Evaluierung neuer Supplier und Verträge	AR	R	R
Neue Supplier und Verträge einrichten	AR	-	-
Bearbeiten von Standard-Beschaffungsanträgen	AR	-	-
Supplier- und Vertragsreview	AR	-	-
Vertragsverlängerung oder –beendigung	AR	-	-

 

Erläuterungen

[1] A: Accountable i.S.d. RACI-Modells: Verantwortlich dafür, dass ITIL Supplier Management als Gesamt-Prozess korrekt und vollständig ausgeführt wird.

[2] R: Responsible i.S.d. RACI-Modells: Verantwortlich für die Ausführung bestimmter Aufgaben in Supplier Management.

[3] siehe → Rollen-Beschreibungen

 

Anmerkungen

Von:  Stefan Kempter , IT Process Maps.

 

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