Projektmanagement

In den letzten Jahren hat das Projektmanagement laufend an Bedeutung gewonnen. Dies ist oft dadurch begründet, dass die modernen Unternehmen schnell und flexibel auf neue Anforderungen reagieren müssen.

Was ist Projektmanagement?

Eine völlig neue Aufgabenstellung erfordert zumeist die Zusammenarbeit von Spezialisten aus ganz unterschiedlichen Bereichen und Fachgebieten. Hier bietet sich Projektarbeit an: Sie sorgt für mehr Flexibilität, denn sie geht über das gewohnte Tagesgeschäft hinaus. Projektarbeit hat damit den Vorteil, schnell und zielgerichtet gemeinsame Lösungen zu finden.

Andererseits ist ein Projekterfolg nicht garantiert, denn die Inhalte eines Projektes sind im Gegensatz zu Arbeitsabläufen, die schon lange und regelmäßig in der Praxis durchgeführt werden, immer wieder neu. Selbst wenn mehrere Lösungswege erarbeitet werden, ist deren Ergebnis zu Projektbeginn oft noch nicht kalkulierbar.

Aus diesem Grund ist es wichtig, auf eine verlässliche Planung des Vorhabens, konkrete Zusagen für die benötigten Ressourcen und vor allem klare Spielregeln in der Projektarbeit (siehe auch: Vorlagen, Checklisten und Tipps zum Projektmanagement) zugreifen zu können.

Diese Tätigkeiten werden unter dem Begriff "Projektmanagement" zusammengefasst:

Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die festgelegten Projektziele zu erreichen.

Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe, die von den Ausführungsaufgaben der operativen Projektarbeit abzugrenzen ist.

Was ist ein Projekt?

Die Einstufung einer Aufgabe als "Projekt" wird oft missverständlich vorgenommen. In der Regel sollte eine Aufgabe nur dann in Form eines Projektes durchgeführt werden, wenn sie die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt:

Die Aufgabe

ist einmalig, d.h. keine routinemäßige Aufgabe innerhalb des Tagesgeschäftes,
ist neuartig,
hat zeitliche, finanzielle und personelle Rahmenbedingungen einzuhalten,
ist fachlich und organisatorisch komplex,
verfügt über eindeutige Zielvorgaben hinsichtlich der vereinbarten Ausprägung und Qualität,
wird in Teamarbeit häufig von interdisziplinären und hierarchieübergreifenden Projektteams umgesetzt.

Erfolgsfaktoren

Ein Projekt ist "erfolgreich" zu nennen, wenn die im Projekt-Auftrag definierten Leistungen in geplanter Zeit mit den geplanten Ressourcen und im vorgegebenen Budgetrahmen erbracht werden.

Aber aufgepasst: Dadurch, dass ein Projekt einzigartig und komplex ist, birgt es auch das Risiko, nicht zum gewünschten Erfolg zu führen.

Diese Gefahr zu scheitern kann aber durch ein sorgfältiges Projektmanagement deutlich verringert werden. Denn durch sie ist gewährleistet, dass

die unterschiedlichen Beteiligten abgestimmt mitwirken,
die Komplexität der Aufgabe durch eine Strukturierung vermindert wird,
die Inhalte des Projektes sinnvoll gegliedert und damit übersehbar und handhabbar werden,
die Ziele erreicht und
dabei weder der zeitliche noch der finanzielle Rahmen überschritten werden.

Zum Projekterfolg tragen letztlich sehr unterschiedliche Punkte bei. Dies reicht von fachlichen Fragestellungen über organisatorische Vereinbarungen bis hin zu zwischenmenschlichen Aspekten.

Projektorganisation

Ein Projekt ist also nicht im üblichen Tagesgeschäft abzuwickeln, sondern hat eigene Spielregeln.

Eine geeignete Projektorganisation hilft dabei, Reibungsverluste und Zeitverzögerungen im Projekt minimieren.

Sie dient dazu,

eine klare Zuordnung von Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen schaffen
die Zusammenarbeit, Kommunikation und die Abstimmung der am Projekt Beteiligten steuern
und eine schnelle Anpassung des Projektes an geänderte Rahmenbedingungen oder Ziele gewährleisten.

Projektaufbauorganisation (Projekt-Aufgaben und -Verantwortlichkeiten festlegen)

Gerade, wenn es darum geht, in zeitlich begrenzten Einzelaufgaben interdisziplinär und bereichsübergreifend zusammenzuarbeiten, sind flexible Organisationsformen im Unternehmen notwendig, um z.B. die direkte Kooperation von Spezialisten zu ermöglichen. Die Einbindung von Personen aus unterschiedlichen Fachgebieten, Organisationsformen und Rangebenen wirft die Frage nach einer eindeutigen Projektverantwortung auf. Dazu besteht die Notwendigkeit zu raschem Informationsaustausch und enger Kommunikation.

Zur gemeinsamen Bewältigung eines Projektes ist es darum von Anfang an notwendig festzulegen, welche Personen am Projekt teilnehmen sollen. Es muss entschieden werden, in welcher Funktion sie mitarbeiten, wofür sie die Verantwortung tragen und welche Befugnisse sie haben. Auch der Informationsfluss zwischen den Projektbeteiligten muss geregelt sein.

Die Kommunikation im Projekt-Team wird häufig für eine Selbstverständlichkeit gehalten; man geht davon aus, dass sich dies quasi automatisch einspielt. Doch auch bei diesem Thema können Regelungen hilfreich sein, durch die sich die Projektbeteiligten auf längere Zeit betrachtet viel Arbeit sparen.

Es hat sich bewährt, in einer Projektaufbauorganisation bestimmte Aufgaben- und Verantwortungsbereiche bzw. "Projekt-Rollen" festzulegen:

Der Auftraggeber ist die Person oder auch Personengruppe, die das Projekt finanziert. Er ist damit der wesentlichste Entscheidungsträger und trägt die Erfolgsverantwortung für das Projekt.

Der Projektausschuss (oft auch als Lenkungsausschuss bezeichnet) repräsentiert den Auftraggeber und ist als das höchste Gremium für das strategische Management des Projektes zuständig. Er trifft die grundlegenden Entscheidung zum Ziel und Umfang des Projektes

Die Projektleitung ist für das operative Management des Projektes zuständig.

Das Projektteam leistet die fachliche Projektarbeit.

Projektablauforganisation (Projektstruktur planen)

In der Praxis hat es sich durchgesetzt, den Projektablauf in unterschiedliche Phasen zu strukturieren. Eine solche Planungsweise hilft dabei, bewertbare Zwischenergebnisse im Projekt zu erarbeiten - dies senkt das Projektrisiko beträchtlich. Auch wird es auf der Basis von Meilensteinergebnissen und Planungsabweichungen deutlich einfacher, über Weichenstellungen im Projektverlauf zu diskutieren und zu entscheiden.

Ziel der Phasenplanung ist es, Transparenz über den Projektfortschritt herzustellen.

Projektphasen: Ziele und Aufgaben

Projektphase	Ziele	Aufgaben
Übersicht: Projektablauforganisation Projektphasen: Ziele und Aufgaben
Projekt-Initiierung	Projektziel ist geklärt Machbarkeit ist geprüft Entscheidung über die Projektdurchführung	Auftragsklärung durchführen Kostenbetrachtung durchführen Risiko-/ Umfeldanalyse durchführen Projektgrobplanung erstellen Projektorganisation aufbauen Kickoff durchführen
Projekt-Planung	Arbeitspakete sind festgelegt Die Grundlagen für die erfolgreiche Projektdurchführung in der Realisierungsphase sind gelegt	Arbeitspakete definieren, bewerten und zuordnen Terminplan erstellen Kostenplan erstellen Arbeitsumfeld (Projektinfrastruktur) einrichten
Projekt-Realisierung	Projektergebnisse sind erarbeitet und abgenommen	Arbeitspakete ausführen Projektcontrolling durchführen Laufendes Risiko- und Qualitätsmanagement Bei Bedarf: Projektänderungen initiieren und abstimmen Fachliche Abnahme durchführen
Projekt-Abschluss	Kritische Retrospektive des Projektes (Termine, Kosten, Projektverlauf) ist erfolgt Projektorganisation ist aufgelöst Projekt ist formal abgeschlossen	Projektabschlussbericht verfassen Abschlusspräsentation Arbeitsergebnisse übergeben und sichern