Supplier Management

<seo metakeywords="itil supplier management, supplier management, supplier management itil, supplier management itil v3" metadescription="ITIL Supplier Management: Prozess-Definition, Teil-Prozesse. Zusatzinformationen zu Supplier Management: Rollen, Checklisten, KPIs..." />

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Überblick

ITIL Supplier Management stellt sicher, dass alle Verträge mit Lieferanten die geschäftsseitigen Notwendigkeiten unterstützen. Das Supplier Management sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

Deutsche Bezeichnung: Supplier Management

Teil von: Service Design

Prozess-Verantwortlicher: Supplier Manager

 

Prozess-Beschreibung

ITIL Supplier Management

ITIL V3 ordnet Supplier Management im Service-Design-Prozess ein, um eine bessere Integration in den Service-Lifecycle zu erreichen - zuvor noch wurde Supplier Management in der Publikation "ICT Infrastructure Management" behandelt.

Auf Grund der Einführung von Design-Koordinierung in ITIL 2011 haben sich die Datenflüsse leicht geändert. Das Übersichts-Diagramm zu Supplier Management (.JPG) illustriert die wichtigsten Schnittstellen des ITIL-Prozesses (siehe Abbildung 1).

Zur Verwaltung alle Supplier und Verträge dient das Supplier and Contract Management Information System (SCMIS); dieses wurde in ITIL V3 noch als Supplier & Contract Database (SDC) bezeichnet.

 

Teil-Prozesse

ITIL Supplier Management umfasst die folgenden Teilprozesse:

 

Bereitstellen des Supplier-Management-Frameworks

Prozessziel: Bereitstellen von Richtlinien und Standards zur Beschaffung von Services und Produkten. Dies umfasst die Bereitstellung der Supplier-Strategie und die Vorbereitung allgemeiner Rahmenverträge (z.B. Einkaufsbedingungen).

Evaluierung neuer Supplier und Verträge

Prozessziel: Evaluieren potenzieller Supplier unter Beachtung der Supplier-Strategie sowie Auswählen des am besten geeigneten Lieferanten.

Neue Supplier und Verträge einrichten

Prozessziel: Verhandeln und Unterzeichnen eines verbindlichen Vertrages mit einem Supplier. Dieser Prozess findet zumeist dann Anwendung, wenn in größerem Umfang externe Leistungen oder Produkte eingekauft werden sollen.

Bearbeiten von Standard-Beschaffungsanträgen

Prozessziel: Bearbeitung und Prüfung interner Beschaffungsanträge für Güter und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs; häufig sind dies Güter und Leistungen, die geringwertig sind oder im Rahmen bestehender Vereinbarungen regelmäßig beschafft werden.

Supplier- und Vertragsreview

Prozessziel: Ziel des Supplier- und Vertragsreviews ist das Überprüfen, ob die vertraglich vereinbarten Leistungen auch tatsächlich erbracht werden; falls erforderlich: Definieren von Verbesserungs-Maßnahmen.

Vertragsverlängerung oder –beendigung

Prozessziel: Durchführen regelmäßiger Vertrags-Verlängerungen bei gleichzeitiger Beurteilung, ob diese Verträge noch immer relevant sind; Beendigung solcher Verträge, die nicht mehr benötigt werden.

 

Definitionen

Die folgenden ITIL-Begriffe and Acronyme (Informations-Objekte) werden in ITIL Supplier Management zur Darstellung der Prozess-Outputs und -Inputs verwendet:

 

Allgemeine Bedingungen (Einkaufsbedingungen)

Ein Satz von Bedingungen und Vertragsklauseln, der standardmäßig Verwendung findet, wenn Services oder Produkte eingekauft werden.

Beschaffungsantrag

Ein Antrag zur Beschaffung von Dienstleistungen oder Produkten von einem externen Lieferanten, ausgestellt beispielsweise vom Release Management während der Release-Build-Phase. Ein Beschaffungsantrag wird generell nur dann ausgeführt, wenn der Antragsteller ein genehmigtes Budget für die Beschaffung vorweisen kann.

Bestellung

Eine Bestellung an einen Lieferanten zur Beschaffung von Dienstleistungen oder Produkten. Wenn die Bestellung einen externen Infrastruktur-Service beinhaltet, ist diese in der Regel mit einem zugehörigen Underpinning Contract versehen.

Protokoll zum Supplier- und Vertragsreview

Im Protokoll zum Supplier- und Vertragsreview werden erreichte und vereinbarte Performance einander gegenübergestellt. Das Dokument enthält außerdem die beim Supplier festgestellten Schwachstellen und Probleme sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Situation.

Supplier-Bewertung

Das Ergebnis der Evaluierung von Suppliern und Verträgen. In diesem Dokument wird detailliert beschrieben, nach welchen Kriterien Supplier bewertet und ausgewählt wurden.

Supplier Service Level Report

Der Service-Level-Bericht von Supplier-Seite informiert darüber, ob ein Supplier, von dem die IT-Service-Organisation externe Services bezieht, in der Lage ist, die vereinbarte Servicequalität zu liefern. Hierzu werden in dem Bericht die vereinbarten und die tatsächlich erreichten Service Levels miteinander verglichen.

Supplier-Strategie

Die Supplier-Strategie legt Leitlinien für die Beschaffung von Services und Waren fest.

Supplier and Contract Management Information System (SCMIS)

Das Supplier and Contract Management Information System (SCMIS) ist eine Datenbank oder ein strukturiertes Dokument, in dem Supplier und Verträge während der gesamten Dauer ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Das SCMIS enthält die wesentlichen Attribute aller Verträge, die mit Suppliern geschlossen werden. Sie sollte Teil des Knowledge Management Systems sein.

Anmerkung: In ITIL V3 (2007) wurde das Supplier and Contract Management Information System noch als Supplier- und Vertrags-Datenbank bzw. Supplier & Contract DB (SCD) bezeichnet.

Underpinning Contract (Vertrag mit Drittparteien, UC)

Ein Vertrag zwischen einem Service-Provider und einem externen Dienstleister über die Erbringung eines Infrastruktur-Service. Der Underpinning Contract bestimmt im Einzelnen die Service-Level-Ziele, die gegenseitigen Verantwortlichkeiten sowie andere Anforderungen für einen speziellen Service (siehe auch: ITIL-Checkliste SLA/ OLA/ UC)

 

KPIs

• Kennzahlen zum Supplier Management

 

Rollen | Verantwortlichkeiten

Supplier Manager - Prozess-Verantwortlicher

Der Supplier Manager trägt die Verantwortung dafür, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis seitens der Supplier stimmig ist. Er stellt sicher, dass alle Verträge mit Suppliern die geschäftsseitigen Notwendigkeiten unterstützen, und er sorgt dafür, dass alle Supplier ihre vertraglichen Pflichten erfüllen.

 

Verantwortlichkeits-Matrix: Supplier Management
ITIL-Rolle | Teil-Prozess	Supplier Manager	Anwendungssystem-Analytiker[3]	Technischer Analytiker[3]
Bereitstellen des Supplier-Management-Frameworks	A[1]R[2]
Evaluierung neuer Supplier und Verträge	AR	R	R
Neue Supplier und Verträge einrichten	AR
Bearbeiten von Standard-Beschaffungsanträgen	AR
Supplier- und Vertragsreview	AR
Vertragsverlängerung oder –beendigung	AR

 

Erläuterungen

[1] A: Accountable i.S.d. RACI-Modells: Verantwortlich dafür, dass ITIL Supplier Management als Gesamt-Prozess korrekt und vollständig ausgeführt wird.

[2] R: Responsible i.S.d. RACI-Modells: Verantwortlich für die Ausführung bestimmter Aufgaben in Supplier Management.

[3] siehe → Rollen-Beschreibungen