Checkliste Projektmanagement - Vorbereitung einer Besprechung

Checklisten-Kategorie: Besprechungen gestalten

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Nr.	Aufgabe	Details
Checkliste Projektmanagement: Besprechungen gestalten - Vorbereitung einer Besprechung -
1	Teilnehmerkreis festlegen
2	Ort und Raum bestimmen	(intern oder extern)
3	Tagesordnungspunkte (TOPs) festlegen und Agenda entwerfen	Zeit pro Thema Beginn und Ende der Besprechung Pausen einplanen TOP „Sonstiges“ nicht vergessen
4	Diskussionsunterlagen zusammenstellen	Erläuterungen zu den TOPs Überblick über die Alternativen mit Pro und Contra Vorschläge Zusammenfassung bereits vorliegender Meinungen
5	Einladung formulieren	Folgende Punkte sind zu klären: Worum geht es? Warum wird das Thema erörtert (Nutzen, Grund, Zweck, Ziel)? Wo findet die Besprechung statt? Wann findet die Besprechung statt? (Falls notwendig: Telefonische Vereinbarung vor schriftlicher Einladung) Wer sind die Teilnehmer?
6	Agenda und Diskussionsunterlagen verschicken	gemeinsam mit der Einladung
7	Teilnahmebestätigungen einholen
8	Hilfsmittel bereitstellen	Tafel/ Papier mit verschiedenen Stiften und Lappen Laptop/ Beamer (vor der Sitzung testen) oder Overhead-Projektor mit Ersatzbirne, Folien, Stiften Moderatorenkoffer (Inhalte vor der Sitzung auf Vollständigkeit prüfen) Mikrofonanlage (vor der Sitzung testen)
9	Bewirtung organisieren
10	Bei Bedarf: Sitzordnung festlegen	ggf. Tischkarten anfertigen
11	Protokollart festlegen	ausführlich bzw. Gesprächsnotizen mit Ergebnissen/ Beschlüssen je nach Zweck des Protokolls
12	Protokollführer ernennen