Checkliste Projektmanagement - Vorbereitung einer Besprechung

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Checklisten Projektmanagement: Allgemeine Grundlagen zum Projektmanagement

Checklisten-Kategorie: Besprechungen gestalten

Download: Checkliste "Vorbereitung einer Besprechung" (.pdf)


Checkliste Projektmanagement:
Vorbereitung einer Projekt-Besprechung

Nr. Aufgabe Details
1 Teilnehmerkreis festlegen
2 Ort und Räumlichkeit bestimmen
  • (intern oder extern)
3 Tages­ordnungs­punkte (TOPs) festlegen und Agenda entwerfen
  • Zeit pro Thema
  • Beginn und Ende der Besprechung
  • Pausen einplanen
  • TOP "Sonstiges" nicht vergessen
4 Diskussions­unterlagen zusammen­stellen
  • Erläuterungen zu den TOPs
  • Überblick über die Alternativen mit Pro und Contra
  • Vorschläge
  • Zusammen­fassung bereits vorliegender Meinungen
5 Einladung formulieren Folgende Punkte sind zu klären:
  • Worum geht es?
  • Warum wird das Thema erörtert (Nutzen, Grund, Zweck, Ziel)?
  • Wo findet die Besprechung statt?
  • Wann findet die Besprechung statt? (Falls notwendig: Telefonische Vereinbarung vor schriftlicher Einladung)
  • Wer sind die Teilnehmer?
6 Agenda und Diskussions­unterlagen verschicken
  • gemeinsam mit der Einladung
7 Teilnahme­bestätigungen einholen
8 Hilfsmittel bereitstellen
  • Tafel/ Papier mit verschiedenen Stiften und Lappen
  • Laptop/ Beamer (vor der Sitzung testen)
  • Moderatoren­koffer (Inhalte vor der Sitzung auf Vollständigkeit prüfen)
  • Mikrofon­anlage (vor der Sitzung testen)
9 Bewirtung organisieren
10 Bei Bedarf: Sitzordnung festlegen
  • ggf. Tischkarten anfertigen
11 Protokollart festlegen
  • ausführlich bzw. Gesprächsnotizen mit Ergebnissen/ Beschlüssen je nach Zweck des Protokolls
12 Protokoll­führer ernennen


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Checkliste zum Projektmanagement:
Vorbereitung einer Besprechung
(Kostenloser Download)


Von:  Andrea Kempter , IT Process Maps.