Checkliste Projektmanagement - Vorbereitung einer Besprechung

Projekt-Management-Checkliste Vorbereitung einer Besprechung

Checklisten Projektmanagement: Allgemeine Grundlagen zum Projektmanagement

Checklisten-Kategorie: Besprechungen gestalten

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Checkliste Projektmanagement:
Vorbereitung einer Projekt-Besprechung

Nr.	Aufgabe	Details
1	Teilnehmerkreis festlegen
2	Ort und Räumlichkeit bestimmen	(intern oder extern)
3	Tages­ordnungs­punkte (TOPs) festlegen und Agenda entwerfen	Zeit pro Thema Beginn und Ende der Besprechung Pausen einplanen TOP "Sonstiges" nicht vergessen
4	Diskussions­unterlagen zusammen­stellen	Erläuterungen zu den TOPs Überblick über die Alternativen mit Pro und Contra Vorschläge Zusammen­fassung bereits vorliegender Meinungen
5	Einladung formulieren	Folgende Punkte sind zu klären: Worum geht es? Warum wird das Thema erörtert (Nutzen, Grund, Zweck, Ziel)? Wo findet die Besprechung statt? Wann findet die Besprechung statt? (Falls notwendig: Telefonische Vereinbarung vor schriftlicher Einladung) Wer sind die Teilnehmer?
6	Agenda und Diskussions­unterlagen verschicken	gemeinsam mit der Einladung
7	Teilnahme­bestätigungen einholen
8	Hilfsmittel bereitstellen	Tafel/ Papier mit verschiedenen Stiften und Lappen Laptop/ Beamer (vor der Sitzung testen) Moderatoren­koffer (Inhalte vor der Sitzung auf Vollständigkeit prüfen) Mikrofon­anlage (vor der Sitzung testen)
9	Bewirtung organisieren
10	Bei Bedarf: Sitzordnung festlegen	ggf. Tischkarten anfertigen
11	Protokollart festlegen	ausführlich bzw. Gesprächsnotizen mit Ergebnissen/ Beschlüssen je nach Zweck des Protokolls
12	Protokoll­führer ernennen

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Checkliste zum Projektmanagement: Vorbereitung einer Besprechung (Kostenloser Download)

Checkliste: Vorbereitung einer Besprechung (.pdf)

Von:  Andrea Kempter , IT Process Maps.