Checkliste Projektmanagement - Tipps für den Besprechungs-Leiter

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esta página en españolthis Page in EnglishProjekt-Management-Checkliste Tipps für den Besprechungs-Leiter


Checklisten Projektmanagement: Allgemeine Grundlagen zum Projektmanagement

Checklisten-Kategorie: Besprechungen leiten

Download: Checkliste "Tipps für den Besprechungs-Leiter" (.pdf)


Checkliste Projektmanagement: Meetings leiten
- Tipps für den Leiter einer Besprechung -

Nr. Aufgabe Details
1 Die Diskussion in Schwung bringen
  • Nach Fragen nicht zu lange warten.
  • Zusätzliche Erläuterungen zum Thema geben.
  • Sprechen Sie einen redegewandten Teilnehmer direkt an.
  • Geben Sie ein praktisches Beispiel/ Vergleich.
  • Zitieren Sie öffentliche Meinungen oder die Stellungnahme eines Externen zu dem Thema.
  • Stellen Sie Kettenfragen, die Sie visualisieren.
2 Unsachliche Diskussionen dämpfen
  • Appellieren Sie an die vereinbarte Diskussionsdisziplin.
  • Machen Sie die Teilnehmer auf das Wesentliche aufmerksam und weisen Sie auf das Ziel der Besprechung hin.
    • Ziel: Lösung suchen, die sich zukünftig bewährt
  • Nennen Sie Zahlen/ Fakten.
  • Zitieren Sie einen Experten, der von den Teilnehmern akzeptiert wird.
3 Diskussionsdisziplin schaffen
  • Einigen Sie sich zu Beginn der Besprechung auf Wortmeldungen per Handzeichen.
  • Geben Sie als Besprechungs-Leiter zu erkennen, dass Sie die Meldung gesehen haben.
  • Erteilen Sie in der Reihenfolge der Meldungen das Wort, es sei denn, eine andere Folge ist aus thematischen Gründen angeraten (und begründen Sie dies kurz).
  • Stellen Sie Beiträge, die nicht zum Thema gehören, zurück. (Notieren und bei Bedarf später aufgreifen).
4 Den Überblick behalten
  • Setzen Sie sich an einen Platz, wo Sie zu allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen Blickkontakt halten können.
  • Halten Sie zur Visualisierung Flipchart oder Laptop bereit.
5 Diskussionspunkte vertagen
  • Stellen Sie klar, warum abgebrochen werden muss (fehlende Informationen etc.)
  • Fassen Sie kurz zusammen, was bisher erarbeitet wurde und worin Einigkeit besteht.
  • Verteilen Sie Aufgaben, wer was bis wann für die Entscheidung in der nächsten Besprechung vorbereiten soll.
6 Komplexe Themen in den Griff bekommen
  • Veranschaulichen Sie Themen anhand eines praktischen Beispiels
  • Diskutieren Sie das Für und Wider bezogen auf dieses Beispiel
  • Halten Sie das Ergebnis für diesen Fall fest
  • Gehen Sie dann in der gleiche Weise mit weiteren Beispielen vor
  • Zum Schluss stellen Sie die Unterschiede der einzelnen Fälle heraus
  • Zusammenfassungen einschieben
    • Am Ende eines TOPs
    • Nach bestimmten Abschnitten
    • Am Ende eines längeren Diskussionsbeitrages
  • Wozu?
    • Zwischenergebnisse festhalten
    • Besondere Punkte noch einmal herausarbeiten
    • Redundante Beiträge auf den Punkt bringen; kurz zusammenfassen
    • Unklare Aussagen konkretisieren
    • Ausufernde Diskussionen stoppen
7 Besprechungs-Fallen umschiffen
  • Arbeiten Sie mit Hypothesen, wenn Ihnen Informationen oder sonstige Voraussetzungen für eine Entscheidung fehlen. („Nehmen wir an, … Was wäre, wenn … Vorausgesetzt …“).
  • Veranschaulichen Sie damit Situationen, die in der Zukunft liegen.
  • Erarbeiten Sie auf dieser Basis Alternativen.
8 Ein konstruktives Klima schaffen
  • Quittieren Sie auch weniger angenehme Beiträge zunächst positiv (auf der Beziehungsebene).
  • Dann begründen Sie sachlich Ihre Meinung.
  • Wehren Sie persönliche Angriffe gegen andere Teilnehmer ab, indem Sie genannte Punkte auf sachliche Art wiederholen.
  • Bei unverständlichen Beiträgen bitten Sie den Teilnehmer um ein Beispiel oder lassen Sie ihn seinen Vorschlag visualisieren.
  • Sprechen Sie die Teilnehmer direkt an und halten Sie Blickkontakt.


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Checkliste zum Projektmanagement:
Tipps für den Besprechungsleiter
(Kostenloser Download)