Checkliste Projektmanagement: Tipps für den Leiter einer Besprechung
Nr.
Aufgabe
Details
1
Die Diskussion in Schwung bringen
Nach Fragen nicht zu lange warten.
Zusätzliche Erläuterungen zum Thema geben.
Sprechen Sie einen redegewandten Teilnehmer direkt an.
Geben Sie ein praktisches Beispiel/ Vergleich.
Zitieren Sie öffentliche Meinungen oder die Stellungnahme eines Externen zu dem Thema.
Stellen Sie Kettenfragen, die Sie visualisieren.
2
Unsachliche Diskussionen dämpfen
Appellieren Sie an die vereinbarte Diskussionsdisziplin.
Machen Sie die Teilnehmer auf das Wesentliche aufmerksam und weisen Sie auf das Ziel der Besprechung hin.
Ziel: Lösung suchen, die sich zukünftig bewährt
Nennen Sie Zahlen/ Fakten.
Zitieren Sie einen Experten, der von den Teilnehmern akzeptiert wird.
3
Diskussionsdisziplin schaffen
Einigen Sie sich zu Beginn der Besprechung auf Wortmeldungen per Handzeichen.
Geben Sie als Besprechungs-Leiter zu erkennen, dass Sie die Meldung gesehen haben.
Erteilen Sie in der Reihenfolge der Meldungen das Wort, es sei denn, eine andere Folge ist aus thematischen Gründen angeraten (und begründen Sie dies kurz).
Stellen Sie Beiträge, die nicht zum Thema gehören, zurück. (Notieren und bei Bedarf später aufgreifen).
4
Den Überblick behalten
Setzen Sie sich an einen Platz, wo Sie zu allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen Blickkontakt halten können.
Halten Sie zur Visualisierung Flipchart oder Laptop bereit.
5
Diskussionspunkte vertagen
Stellen Sie klar, warum abgebrochen werden muss (fehlende Informationen etc.)
Fassen Sie kurz zusammen, was bisher erarbeitet wurde und worin Einigkeit besteht.
Verteilen Sie Aufgaben, wer was bis wann für die Entscheidung in der nächsten Besprechung vorbereiten soll.
6
Komplexe Themen in den Griff bekommen
Veranschaulichen Sie Themen anhand eines praktischen Beispiels
Diskutieren Sie das Für und Wider bezogen auf dieses Beispiel
Halten Sie das Ergebnis für diesen Fall fest
Gehen Sie dann in der gleiche Weise mit weiteren Beispielen vor
Zum Schluss stellen Sie die Unterschiede der einzelnen Fälle heraus
Zusammenfassungen einschieben
Am Ende eines TOPs
Nach bestimmten Abschnitten
Am Ende eines längeren Diskussionsbeitrages
Wozu?
Zwischenergebnisse festhalten
Besondere Punkte noch einmal herausarbeiten
Redundante Beiträge auf den Punkt bringen; kurz zusammenfassen
Unklare Aussagen konkretisieren
Ausufernde Diskussionen stoppen
7
Besprechungs-Fallen umschiffen
Arbeiten Sie mit Hypothesen, wenn Ihnen Informationen oder sonstige Voraussetzungen für eine Entscheidung fehlen. („Nehmen wir an, … Was wäre, wenn … Vorausgesetzt …“).
Veranschaulichen Sie damit Situationen, die in der Zukunft liegen.
Erarbeiten Sie auf dieser Basis Alternativen.
8
Ein konstruktives Klima schaffen
Quittieren Sie auch weniger angenehme Beiträge zunächst positiv (auf der Beziehungsebene).
Dann begründen Sie sachlich Ihre Meinung.
Wehren Sie persönliche Angriffe gegen andere Teilnehmer ab, indem Sie genannte Punkte auf sachliche Art wiederholen.
Bei unverständlichen Beiträgen bitten Sie den Teilnehmer um ein Beispiel oder lassen Sie ihn seinen Vorschlag visualisieren.
Sprechen Sie die Teilnehmer direkt an und halten Sie Blickkontakt.
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Checkliste zum Projektmanagement: Tipps für den Besprechungsleiter (Kostenloser Download)
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