Projektmanagement

Was bedeutet Projektmanagement?

In den letzten Jahren hat das Projektmanagement laufend an Bedeutung gewonnen. Dies ist oft dadurch begründet, dass die moderne Unternehmen schnell und flexibel auf neue Anforderungen reagieren müssen.

Eine völlig neue Aufgabenstellung erfordert zumeist die Zusammenarbeit von Spezialisten aus ganz unterschiedlichen Bereichen und Fachgebieten. Hier bietet sich Projektarbeit an: Sie sorgt für mehr Flexibilität, denn sie geht über das gewohnte Tagesgeschäft hinaus. Projektarbeit hat damit den Vorteil, schnell und zielgerichtet gemeinsame Lösungen zu finden.

Andererseits ist ein Projekterfolg nicht garantiert, denn die Inhalte eines Projektes sind im Gegensatz zu Arbeitsabläufen, die schon lange und regelmäßig in der Praxis durchgeführt werden, immer wieder neu. Selbst wenn mehrere Lösungswege erarbeitet werden, ist deren Ergebnis zu Projektbeginn oft noch nicht kalkulierbar.

Aus diesem Grund ist es wichtig, auf eine verlässliche Planung des Vorhabens, konkrete Zusagen für die benötigten Ressourcen und vor allem klare Spielregeln in der Projektarbeit zugreifen zu können.

Alle diese Tätigkeiten werden unter dem Begriff Projektmanagement zusammengefasst.

Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die festgelegten Projektziele zu erreichen. Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe.

Was ist ein Projekt?

Die Einstufung einer Aufgabe als Projekt wird oft missverständlich vorgenommen. In der Regel sollte eine Aufgabe nur dann in Form eines Projektes durchgeführt werden, wenn sie die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt:

Die Aufgabe

• ist einmalig, d.h. keine routinemäßige Aufgabe innerhalb des Tagesgeschäftes,
• ist neuartig,
• hat zeitliche, finanzielle und personelle Rahmenbedingungen einzuhalten,
• ist fachlich und organisatorisch komplex,
• verfügt über eindeutige Zielvorgabe(n) hinsichtlich der vereinbarten Ausprägung und Qualität,
• wird in Teamarbeit häufig von interdisziplinären und hierarchieübergreifenden Projektteams umgesetzt.

Erfolg hat ein Projekt, mit dem die im Auftrag definierten Leistung in geplanter Zeit mit den geplanten Ressourcen im vorgegebenen Budgetrahmen erbracht werden.

Aber aufgepasst: Dadurch, dass ein Projekt einzigartig und komplex ist birgt es auch das Risiko, nicht zum gewünschten Erfolg zu führen.

Diese Gefahr zu scheitern kann aber durch ein sorgfältiges Projektmanagement deutlich verringert werden. Denn durch sie ist gewährleistet, dass

• die unterschiedlichen Beteiligten abgestimmt mitwirken,
• die Komplexität der Aufgabe durch eine Strukturierung vermindert wird,
• die Inhalte des Projektes sinnvoll gegliedert und damit übersehbar und handhab-bar werden,
• die Ziele erreicht und
• dabei weder der zeitliche noch der finanzielle Rahmen überschritten werden.