Checkliste Projektmanagement: Besprechungen gestalten
- Tipps für den Leiter einer Besprechung -
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| Nr.
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Aufgabe
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Details
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| 1
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Die Diskussion in Schwung bringen
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- Nach Fragen nicht zu lange warten.
- Zusätzliche Erläuterungen zum Thema geben.
- Sprechen Sie einen redegewandten Teilnehmer direkt an.
- Geben Sie ein praktisches Beispiel/ Vergleich.
- Zitieren Sie öffentliche Meinungen oder die Stellungnahme eines Externen zu dem Thema.
- Stellen Sie Kettenfragen, die Sie visualisieren.
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| 2
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Unsachliche Diskussionen dämpfen
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- Appellieren Sie an die vereinbarte Diskussionsdisziplin.
- Machen Sie die Teilnehmer auf das Wesentliche aufmerksam und weisen Sie auf das Ziel der Besprechung hin.
- Ziel: Lösung suchen, die sich zukünftig bewährt
- Nennen Sie Zahlen/ Fakten.
- Zitieren Sie einen Experten, der von den Teilnehmern akzeptiert wird.
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| 3
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Diskussionsdisziplin schaffen
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- Einigen Sie sich zu Beginn der Besprechung auf Wortmeldungen per Handzeichen.
- Geben Sie als Besprechungs-Leiter zu erkennen, dass Sie die Meldung gesehen haben.
- Erteilen Sie in der Reihenfolge der Meldungen das Wort, es sei denn, eine andere Folge ist aus thematischen Gründen angeraten (und begründen Sie dies kurz).
- Stellen Sie Beiträge, die nicht zum Thema gehören, zurück. (Notieren und bei Bedarf später aufgreifen).
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| 4
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Den Überblick behalten
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- Setzen Sie sich an einen Platz, wo Sie zu allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen Blickkontakt halten können.
- Halten Sie zur Visualisierung Flipchart oder Laptop bereit.
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Diskussionspunkte vertagen
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- Stellen Sie klar, warum abgebrochen werden muss (fehlende Informationen etc.)
- Fassen Sie kurz zusammen, was bisher erarbeitet wurde und worin Einigkeit besteht.
- Verteilen Sie Aufgaben, wer was bis wann für die Entscheidung in der nächsten Besprechung vorbereiten soll.
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Komplexe Themen in den Griff bekommen
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- Veranschaulichen Sie Themen anhand eines praktischen Beispiels
- Diskutieren Sie das Für und Wider bezogen auf dieses Beispiel
- Halten Sie das Ergebnis für diesen Fall fest
- Gehen Sie dann in der gleiche Weise mit weiteren Beispielen vor
- Zum Schluss stellen Sie die Unterschiede der einzelnen Fälle heraus
- Zusammenfassungen einschieben
- Am Ende eines TOPs
- Nach bestimmten Abschnitten
- Am Ende eines längeren Diskussionsbeitrages
- Wozu?
- Zwischenergebnisse festhalten
- Besondere Punkte noch einmal herausarbeiten
- Redundante Beiträge auf den Punkt bringen; kurz zusammenfassen
- Unklare Aussagen konkretisieren
- Ausufernde Diskussionen stoppen
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Besprechungs-Fallen umschiffen
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- Arbeiten Sie mit Hypothesen, wenn Ihnen Informationen oder sonstige Voraussetzungen für eine Entscheidung fehlen. („Nehmen wir an, … Was wäre, wenn … Vorausgesetzt …“).
- Veranschaulichen Sie damit Situationen, die in der Zukunft liegen.
- Erarbeiten Sie auf dieser Basis Alternativen.
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Ein konstruktives Klima schaffen
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- Quittieren Sie auch weniger angenehme Beiträge zunächst positiv (auf der Beziehungsebene).
- Dann begründen Sie sachlich Ihre Meinung.
- Wehren Sie persönliche Angriffe gegen andere Teilnehmer ab, indem Sie genannte Punkte auf sachliche Art wiederholen.
- Bei unverständlichen Beiträgen bitten Sie den Teilnehmer um ein Beispiel oder lassen Sie ihn seinen Vorschlag visualisieren.
- Sprechen Sie die Teilnehmer direkt an und halten Sie Blickkontakt.
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